7 tipos de juntas cero efectivas que debes evitar a toda costa
Para muchos negocios, las juntas rutinarias pueden no tener un verdadero enfoque o una agenda clara, lo que termina convirtiéndose en una pérdida de tiempo. Te compartimos siete graves pecados que debes evitar en cualquier reunión, así como algunos consejos para evitarlos.
1. Reuniones-rituales
En muchas empresas, las personas suelen reunirse simplemente por la costumbre de hacerlo. A esta junta la denominan la “reunión semanal”, por ejemplo, y se creen inquebrantables… aunque pocas veces resultan productivas. La realidad es que las reuniones que se hacen por costumbre en lugar de necesidad son aburridas, pues siguen un guion que todos conocen, y pocas veces arrojan ideas distintas o motivan a los presentes.
Tip: Primero, examina tu rutina. No tengas juntas a menos de que puedas definir específicamente por qué es necesaria y cómo va a ayudar en la organización. Asimismo, diseña una agenda y envíasela a los involucrados para que les dé tiempo suficiente de prepararse.
2. Reuniones-monólogos
Los directivos en las juntas suelen dar largos sermones y usan una aburrida presentación en PowerPoint. ¿La realidad? Un monólogo es una de las formas menos efectivas de enseñar, informar o motivar gente a la acción.
Tip: Motiva a tu equipo a hablar, compartir ideas y comentar acerca de lo que han escuchado. Si muestras una presentación en PowerPoint, hazla visualmente interesante y evita los textos largos.
3. Reuniones impuntuales
¿Cuántas veces no te ha pasado que te convocan a una junta, llegas puntual, y ésta empieza media hora después? Peor aún: comienza la reunión, algunas personas llegan impuntuales y se debe recapitular todo lo hablado para que estén al corriente. ¡Vaya falta de respeto por el tiempo de los demás!
Tip: Elige a un líder que sea organizado y firme, que deje que los impuntuales se pongan al corriente por su propia cuenta y que corrija el rumbo de una discusión si ésta se dispersa demasiado.
4. Reuniones-regaños
Uno de los clientes de Bradt, una compañía de guías de viajes, gastaba el 95 por ciento del tiempo de una reunión pidiéndoles a sus gerentes que explicaran por qué sus números habían bajado y sólo el 5 por ciento planeando estrategias futuras. No era de sorprenderse que todos los asistentes salieran de la junta con cara larga.
Tip: Usa el pasado como una plataforma para entender y planear acciones futuras, no como un medio para regañar a la gente. El poder de la inteligencia grupal debe usarse para evitar errores y avanzar.
5. Reuniones que interrumpen las horas productivas
Por alguna extraña razón, algunos jefes piensan que convocar una junta a mediodía es una excelente idea. ¡Nada podría ser menos cierto! Las juntas a media mañana interrumpen las horas más productivas de los empleados.
Tip: Agenda las reuniones en la tarde, cuando escapar del cubículo sea un alivio bien recibido por los empleados.
6. Reuniones que se realizan en ambientes insípidos
En la mayoría de las juntas, los empleados se reúnen alrededor de una mesa y se mantienen enfocados en el líder que se encuentra a la cabeza. Sin embargo, este formato inhibe las discusiones y las ideas creativas.
Tip: Convoca a tus empleados en un café o, mejor aún, crea salas de juntas divertidas. Otra opción es pedirles que vayan a caminar; mientras caminas ves las cosas de una manera diferente, lo que estimula a las ideas.
7. Reuniones formales y rígidas
Pocos líderes de juntas tienen sentido del humor. El resultado es una habitación llena de empleados aburridos, tensos o deseosos de que la junta rermine.
Tip: Inicia la junta con música, un chiste o una anécdota interesante. En la era de YouTube y de iTunes, no hay razón paara no inyectar un poco de humor en una reunión para atraer la atención, desarmar la negatividad y generar entusiasmo.